Sharing tentang Penerapan Tanda Tangan Elektronik (TTE)

Di jaman now ini, tanda tangan elektronik  sangat penting diterapkan pada  organisasi dalam hal penyampaian informasi elektronik. Kebetulan pada tanggal 6 dan 7 Desember 2018 saya mendapat kesempatan mewakili Undiksha untuk koordinasi penerapan tanda tangan elektronik ke BSrE – BSSN bersama Pemerintah Daerah Kabupaten Buleleng yang sama-sama ingin menerapan tanda tangan elektronik.  Berikut saya tulis ilmu yang saya dapatkan, semoga bermanfaat dan memberikan gambaran.

Apa itu tanda tangan Elektronik? apakah yang dimaksud adalah coretan tanda tangan lalu di scan dan ditempelkan di dokumen? hmmm, boleh juga Pergusso, tapi sangat tidak aman :-P. Tanda tangan digital atau tanda tangan elektronik merupakan tanda tangan yang terdiri atas Informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi (UU ITE (11/2008 19/2016) Pasal 1:12 dan PP PSTE (82/2012) Pasal 1:19).

Kenapa perlu tanda tangan elektronik? dikutip dari slide presentasi Rinaldy,S.Sos,M.Ti ,Ketua balai Badan Sertifikasi Elektronik (BSrE) – Badan Siber dan Sandi Negara, beberapa manfaat yang didapat ketika kita menggunakan tanda tangan elektronik antara lain : Kemudahan dalam mengases dokumen, menghemat waktu, menyerdahanakan proses bisnis, memberikan waktu untuk lebih fokus terhadap layanan, keamanan yang terjamin, kepuasan client, menghemat ruang(tidak menggunakan kertas), ramah lingkungan, menghemat SDM dan mengurangi kemungkinan kehilangan data (Digitalize)

Dengan tanda tangan elektronik, kita bisa memastikan keaslian dokumen elektronik dan apakah pernah dimodifikasi. Contoh kasus adalah sebagai berikut.

Perusahan ABC mengirim email penawaran barang ke perusahaan XYZ seharga Rp 10.000.000. File surat penawaran berupa file PDF. Email tersebut diterima oleh sekretaris perusahaan XYZ. Kebetulan sekretarisnya agak nakal, dengan menggunakan software editor PDF nilai penawaran diubah menjadi 15.000.000. Kemudian file tersebut dicetak dan diberikan ke direktur perusahaan XYZ. Tantangannya adalah bagaimana caranya direktur XYZ mengetahui apakah surat tersebut sudah dimodifikasi atau tidak? Apakah surat tersebut asli dari perusahaan ABC?  kedua pertanyaan tersebut bisa dijawab dengan penerapan tanda tangan elektronik.

Jika menggunakan tanda tangan elektronik,  ketika file sudah pernah dimodifikasi maka akan ada keterangan bahwa file pernah dimodifikasi. Selain itu, tanda tangan elektronik (yang tersertifikasi) mampu memastikan bahwa file terasal dari sumber asli. Jadi dengan penerapan tanda tangan elektronik bisa mencegah terjadinya PEMALSUAN TANDA TANGAN.

Tanda tangan elektronik hanya bisa diterapkan pada dokumen elektronik seperti file PDF, MP3, Video dsb. Sehingga,validasi dokumen  hanya bisa dilakukan secara elektronik/digital jg, yaitu dengan cara membuka file pada komputer (tidak dengan cetak). Tetapi ada penerbit sertifikat yang memberikan cara mengecek validitas dokumen elektronik yang sudah dicetak, yaitu Badan Sertifikasi Elektronik (BSrE) – Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN). BSrE mengembangan aplikasi veryDS (ada di google playstore) untuk memverifikasi tanda tangan elektronik pada dokumen yang sudah dicetak. Cara kerjanya adalah :

1. ketika dokumen sudah ditandatangani secara elektronik, pada dokumen ditampilkan juga qrcode (url) yang mengarah ke file dokumen asli.
2. Jika dokumen tersebut sudah dicetak maka dengan menggunaan veyds, kita bisa scan dokumen tersebut dan menampilkan file asli. Lalu dicek manual antara dokumen cetak dengan dokumen yang dirujuk oleh aplikasi veryDS.

Nah pertanyaan pentingnya, bagaimana cara kita menerapkan tanda tangan elektronik? pertama menggunakan tanda tangan elektronik yang tersertifikasi dari penerbit tanda tangan elektronik. Tersertifikasi maksudnya penerima dokumen mampu memastikan bahwa dokumen tersebut sumbernya asli. Penerbit tanda tangan elektronik di Indonesia seperti BSrE dan Kominfo (SIVION) dsb. Setelah kita diverifikasi maka akan mendapat file tanda tangan elektronik yang bisa diterapkan pada dokumen. Tapi sepertinya saat ini, BSrE hanya baru melayani secara akumulatif melalui institusi pemerintahan dan BUMN, belum ada untuk perorangan. Kami dari Undiksha baru mengajukan Perjanjian Kerjasama (PKS) ke BSrE untuk penerapan tanda tangan elektronik. Semoga terealisasi.

Cara kedua adalah dengan memanfaatkan tanda tangan elektronik yang tidak tersertifikasi, yaitu penerima dokumen sebenarnya tidak bisa memastikan validitas sumber dokumen, tetapi bisa memastikan bahwa dokumen tersebut belum pernah termodifikasi. Cara ini bisa menggunakan tools Adobe Reader DC, dimana kita bisa membuat tanda tangan elektronik lalu menandatangani dokumen tersebut. (tutorialnya belakangan, nunggu mood :-P).

oh ya, jika ingin mengetahui lebih dalam tentang  tanda tangan elektronik, bisa download game edukasi dari BSrE di Google Playstore namanya SIVIRAL

Berita terkait koordinasi ke BSrE

http://undiksha.ac.id/terapkan-tanda-tangan-digital-undiksha-koordinasi-ke-bssn/